Ślub i wesele. A potem podziękowania dla gości. Podróż poślubna. Przeprowadzka. O czym pamiętać po weselu? O formalnościach z jakimi trzeba liczyć się w związku z zawarciem związku… małżeńskiego. Część 1.
Zawarcie związku małżeńskiego to bardzo ważne wydarzenie dla małżonków i ich rodzin. Nie jest obojętne także dla innych, w tym instytucji państwowych. Z tego powodu, gdy już opadną ślubne emocje, warto pamiętać o dopełnieniu formalności, aby uniknąć nieporozumień i dodatkowych kosztów.
Zmiana nazwiska
Konsekwencją ślubu często jest zmiana nazwiska jednego lub obojga małżonków. Tę okoliczność należy zgłosić wszędzie tam, gdzie może mieć znaczenie. Oznacza to, że o zmianie danych należy powiadomić m.in. bank, pracodawcę, wspólnotę mieszkaniową, przychodnię czy ubezpieczyciela.
Odpis aktu małżeństwa
Dowodem potwierdzającym ślub oraz związaną z tym zmianę nazwiska jest odpis aktu małżeństwa. Urząd stanu cywilnego wydaje taki dokument małżonkom po ślubie z urzędu. W przypadku zawarcia małżeństwa przed urzędnikiem urzędu stanu cywilnego, urzędnik może wydać odpis aktu małżeństwa nawet bezpośrednio po ceremonii. Inaczej będzie w razie ślubu konkordatowego w kościele. W tym przypadku, akt małżeństwa zostanie sporządzony w urzędzie stanu cywilnego dopiero po doręczeniu przez duchownego zaświadczenia o zawarciu przed nim ślubu przez małżonków. Duchowny może wysłać takie zaświadczenie do urzędu w terminie do 5 dni od dnia ceremonii. W praktyce, jeśli ślub odbywa się w sobotę, dokumenty trafiają do urzędu stanu cywilnego, a stąd również do innych urzędów, już w poniedziałek. Jeśli zależy nam na szybkim uzyskaniu odpisu aktu małżeństwa, warto poprosić księdza o możliwie szybkie przekazanie dokumentacji do urzędu. Będzie to miało znaczenie w szczególności jeśli ślub miał miejsce w czasie jednego z długich weekendów.
Dowód osobisty
Jeśli w związku ze ślubem zmieniliśmy nazwisko, w pierwszej kolejności warto udać się z odpisem aktu małżeństwa do urzędu gminy (miasta, dzielnicy) w celu uzyskania nowego dowodu osobistego. Powinniśmy to zrobić niezwłocznie, nie później niż w ciągu 4 miesięcy od ślubu, ponieważ wtedy dotychczasowy dowód osobisty straci ważność. Wymiana dowodu osobistego jest bezpłatna.
Wraz z wnioskiem o wydanie nowego dowodu osobistego, którego formularz dostępny jest w urzędzie, oraz odpisem aktu małżeństwa, przedłożyć należy także aktualne zdjęcie w odpowiednim formacie. Czas oczekiwania na wydanie nowego dowodu osobistego wynosi do 30 dni.
Paszport
Warto również pomyśleć o wymianie paszportu. Zwłaszcza jeśli planujemy daleką podróż poślubną. W przypadku zmiany danych w związku ze ślubem, dotychczasowy paszport straci ważność po 60 dniach od dnia sporządzenia aktu małżeństwa (4 miesiące w przypadku obywateli polskich przebywających za granicą). W celu wymiany paszportu na nowy, należy udać się z odpisem aktu małżeństwa do urzędu wojewódzkiego i złożyć wniosek. Jeśli wniosek o wymianę paszportu zostanie złożony w terminie 30 dni od dnia doręczenia odpisu aktu małżeństwa (90 dni dla obywateli polskich przebywających za granicą) opłata za wydanie nowego paszportu (normalnie wynosząca 140 złotych bez uwzględnienia ewentualnej ulgi) zostanie obniżona. Obniżka wynosi 10% normalnej opłaty za każdy rok, w którym stary paszport by obowiązywał, gdyby do zmiany danych nie doszło. Oznacza to, że jeśli np. stary paszport byłby ważny jeszcze przez 5 lat, to za nowy zapłacimy 50% opłaty, czyli 70 zł (bez uwzględnienia ewentualnej ulgi).
Wraz z wnioskiem o wydanie nowego paszportu, którego formularz dostępny jest w urzędzie oraz odpisem aktu małżeństwa, w urzędzie przedłożyć należy aktualne zdjęcie w odpowiednim formacie. Nowy paszport zostanie wydany na okres kolejnych 10 lat.
Prawo jazdy
Zmiana nazwiska wiąże się także z koniecznością wymiany dokumentu prawa jazdy. Zgodnie z prawem, wniosek o wymianę dokumentu należy zgłosić w terminie 30 dni od dnia ślubu. Jednakże, obecnie obowiązujące prawo wprost nie przewiduje kary, ani rygoru utraty ważności dokumentu prawa jazdy z powodu przekroczenia powyższego terminu. Warto mimo wszystko dopełnić formalności i wymienić dokument na nowy. W przeciwnym razie trzeba liczyć się z nieprzyjemnościami w razie kontroli drogowej. Chociaż brak jest raczej podstaw do nałożenia w takiej sytuacji mandatu i powinno skończyć się jedynie na pouczeniu o konieczności wymiany dokumentu, to jednak nie można wykluczyć sytuacji, w której funkcjonariusz mimo wszystko postanowi nas ukarać.
Wniosek o wymianę prawa jazdy należy złożyć w starostwie powiatowym lub w urzędzie miasta. Wraz z wnioskiem należy złożyć orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania pojazdami. Nie ma przeszkód, aby złożyć stare orzeczenie, tj. wydane przy okazji ubiegania się o prawo jazdy po raz pierwszy, o ile nie jest ono przeterminowane (a zazwyczaj wydaje się je bezterminowo). Potrzebne będzie także aktualne zdjęcie w odpowiednim formacie. Opłata za wydanie nowego dokumentu prawa jazdy wynosi wraz z konieczną opłatą ewidencyjną łącznie 100,50 zł.
Dowód rejestracyjny pojazdu
Innym dokumentem, którego wymiana może okazać się konieczna w związku ze zmianą nazwiska, jest dowód rejestracyjny pojazdu. Także i w tym przypadku powinniśmy zawiadomić odpowiedni urząd (starostwo powiatowe albo urząd miasta) w terminie 30 dni od dnia ślubu. W przypadku wykrycia w czasie kontroli drogowej niezgodności nazwiska ujawnionego w dowodzie osobistym z faktycznym nazwiskiem właściciela, dowód rejestracyjny może zostać zatrzymany. Należy jednak pamiętać o tym, że od dnia 1 października 2018 r. nie posiadanie dowodu rejestracyjnego w czasie kontroli nie podlega karze i nie można otrzymać z tego powodu mandatu. Wraz z wnioskiem o wymianę dowodu rejestracyjnego należy złożyć dowód rejestracyjny, kartę pojazdu – jeżeli była wydana, aktualną polisę OC, odpis aktu małżeństwa, ewentualnie nowy dowód osobisty oraz dowód wpłaty opłaty w wysokości 54,50 zł (jeśli wniosek obejmuje wydanie pozwolenia czasowego, zastępującego dowód rejestracyjny na czas trwania postępowania – 73,50 zł).
Zgłoszenie zmiany adresu zamieszkania
Wraz ze wstąpieniem w związek małżeński zmianie może ulec także adres zamieszkania jednego albo obojga małżonków. Choć w Polsce wciąż formalnie istnieje obowiązek meldunkowy, to prawo nie przewiduje kary za jego nieprzestrzeganie. Podając swoje dane w konkretnej sprawie, zwykle można wskazać do korespondencji inny adres niż ten, pod którym jesteśmy zameldowani. Wobec tego, kwestia zameldowania nie ma dużego znaczenia i wywiera wpływ przede wszystkim na takie sprawy jak właściwość niektórych urzędów, możliwość uzyskania karty mieszkańca i karty parkingowej, spis wyborców.
Chcąc jednak ustrzec się ewentualnych niespodzianek i należycie dopełnić formalności związanych z małżeństwem, wraz ze zmianą adresu należy również zmienić miejsce zameldowania. Można to zrobić bezpłatnie, w urzędzie gminy (miasta, dzielnicy), przedstawiając zgodę właściciela nieruchomości, jeśli rzecz jasna nie mieszkamy „u siebie”, i tytuł prawny do mieszkania lub domu (np. akt notarialny, umowę najmu). Koszt wydania zaświadczenia o miejscu zameldowania wynosi 17 zł.
Warto także zauważyć, że w dokumencie prawa jazdy oraz dowodach osobistych wydanych przed 1 marca 2015 r. widnieje adres zamieszkania. Zmiana tego adresu formalnie traktowana jest równorzędnie ze zmianą nazwiska i powinna zostać zgłoszona, a dokument wymieniony w takim samym trybie.
***
Ciąg dalszy o formalnościach z jakimi trzeba liczyć się w związku z zawarciem związku małżeńskiego. Co należy zrobić, poza zmianą dowodu osobistego i paszportu.
Nowożeńcy kojarzą się przede wszystkim z beztroską zabawą, nocą i podróżą poślubną. Okazuje się jednak, że aby zapewnić sobie dobry start szczęśliwego małżeńskiego życia, zakochani powinni też pamiętać o formalnościach. Zmiana danych wymaga nie tylko aktualizacji dokumentów tożsamości. Konieczne jest również zawiadomienie innych organów, w tym US, ZUS czy KRS i banku. Na wypadek, gdyby podróż poślubna się przedłużała, wszystkie te formalności będzie można spełnić przez pełnomocnika.
Zgłoszenie zmian do US, ZUS i CEiDG
Obecnie nie ma już obowiązku odrębnego informowania urzędu skarbowego o zmianie nazwiska w związku ze ślubem. Urząd pobiera nasze aktualne dane automatycznie z bazy PESEL. Informacje o nowym nazwisku podatnika należy ująć w następnej rocznej deklaracji PIT. Do urzędu skarbowego nie trzeba również zgłaszać nowego miejsca zamieszkania. Jeśli jednak przeprowadzka powoduje zmianę właściwości urzędu, należy wskazać nowy adres w następnej deklaracji PIT, dla której rozliczenia właściwym pozostanie dotychczasowy urząd skarbowy. Powyższe informacje pozostają aktualne niezależnie od tego, czy małżonek prowadzi działalność gospodarczą i czy jest czynnym podatnikiem VAT.
Faktu zawarcia małżeństwa i związanych z tym zmian nazwiska czy adresu nie trzeba odrębnie zgłaszać również do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który także pobiera informacje automatycznie z systemu PESEL.
Małżonek prowadzący działalność gospodarczą jako osoba fizyczna nie musi już zgłaszać zmiany nazwiska i adresu do CEiDG, również pobierającej automatycznie informacje z bazy PESEL. Należy jednak podkreślić, że wraz ze zmianą miejsca zamieszkania, nawet gdy dochodzi do niej wraz z zameldowaniem pod nowym adresem na pobyt stały, nie dojdzie automatycznie do zmiany siedziby i adresu prowadzonej działalności gospodarczej. Wobec tego, chcąc doprowadzić do zmiany siedziby lub adresu prowadzenia działalności, przedsiębiorca powinien złożyć stosowny wniosek do CEiDG w urzędzie gminy (miasta, dzielnicy) lub online. Takie pismo zostanie przekazane do wiadomości Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego.
Dodatkowo, w CEiDG w drodze zmiany wpisu przedsiębiorcy, zaktualizować należy fakt powstania wspólności majątkowej pomiędzy nowożeńcami.
O zmianach mających wpływ na rozliczenia podatkowe nowożeńca-przedsiębiorcy należy powiadomić również księgowego i kontrahentów, aby dokumentacja i faktury VAT były prawidłowe. Nieaktualne dane w fakturze VAT mogą na przykład powodować, że nie będzie nam przysługiwało prawo do odliczenia podatku.
Zgłoszenie informacji o małżeństwie do Krajowego Rejestru Sądowego
Jeżeli małżonek jest wspólnikiem spółki handlowej, informacja o zawarciu związku małżeńskiego powinna zostać w ciągu 7 dni od ślubu zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego. We wniosku należy ująć także ewentualną zmianę nazwiska lub adresu. Brak zgłoszenia zmian w terminie może skutkować wszczęciem przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego i nałożeniem grzywny.
Jeśli małżonek jest członkiem organu spółki handlowej – np. członkiem jej zarządu – zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego należy dokonać w razie zmiany nazwiska i adresu do doręczeń.
Sprawy bankowe
Nowożeńcy powinni udać się po ślubie do banku i zgłosić tam zmianę nazwiska, przedkładając nowy dowód osobisty lub odpis aktu małżeństwa. Pozwoli to na uniknięcie problemów w dostępie do środków oraz wymianę ewentualnych kart płatniczych i kredytowych. Należy podać także zmianę adresu do doręczeń, jako że korespondencja z banku może zawierać istotne informacje.
Oprócz tego, jeśli małżonkowie pozostają w ustroju wspólności majątkowej, to warto założyć nowy, wspólny rachunek bankowy i na nim trzymać środki objęte tą wspólnością. Co prawda brak wspólnego rachunku i posiadanie pieniędzy na osobnych rachunkach nie wywiera skutków prawnych – wspólność majątkowa i tak powstaje, a należące do niej pieniądze pozostają wspólne także wtedy, gdy są przechowywane na rachunku należącym do jednego z małżonków. Jednakże, w braku wspólnego rachunku, mogą powstać pewne wątpliwości co do tego jakie dokładnie środki są objęte wspólnością, a jakie należą do majątków osobistych małżonków. To zaś może prowadzić do istotnych nieporozumień, zwłaszcza w wypadku egzekucji długów jednego z małżonków. Oprócz tego, małżonkowie mogą zastanowić się nad kwestią udzielenia sobie wzajemnych pełnomocnictw do wglądu i dysponowania środkami zgromadzonymi na swoich rachunkach, zwłaszcza gdy nie decydują się na otworzenie wspólnego rachunku.
Poinformowanie innych osób
O ewentualnej zmianie danych w związku z zawarciem związku małżeńskiego należy poinformować także pracodawcę, spółdzielnię lub wspólnotę mieszkaniową. Zmianę danych osobowych powinno się zgłosić także do wszelkich organizacji i instytucji, do których małżonek należy, w szczególności na uczelni wyższej, w samorządzie zawodowym, w związku zawodowym, w stowarzyszeniach, klubach i kołach.
Adam Gierada, aplikant adwokacki
Katarzyna Zdunek-Dróżdż, radca prawny
